Objectives and Key Results atau OKR adalah metode manajemen yang membantu kita menetapkan tujuan dan melacak hasil yang signifikan.
Metode ini telah terbukti efektif dalam meningkatkan kinerja tim, produktivitas kerja, mencapai target yang ditentukan, bahkan mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan.
Nah, agar OKR yang kita buat bisa memberi hasil sesuai harapan, ikuti tips praktis membuat OKR yang efektif di bawah ini.
7 Langkah dan Cara Membuat OKR yang Mudah dan Praktis
1. Pahami 2 Komponen OKR
Sebagai framework yang dapat digunakan perusahaan maupun individu, OKR berguna untuk menentukan strategi dan langkah-langkah mencapai tujuan, sekaligus untuk mengukur performa kinerja yang kita lakukan dalam upaya pencapaian tujuan.
Untuk itu, ada 2 komponen OKR yang wajib dipenuhi, yaitu objective dan key result.
- Objective adalah poin-poin apa saja yang ingin kita capai.
- Sementara key results adalah turunan dari objective berupa pencapaian kecil yang akan membawa kita mencapai tujuan utama.
2. Tetapkan Objective yang Jelas dan Terukur
Penelitian dari Harvard Business Review menunjukkan bahwa tim yang bisa menetapkan tujuan yang jelas, spesifik, dan menantang, cenderung memiliki kinerja hingga 15% lebih tinggi dibandingkan dengan tujuan yang ambigu atau terlalu mudah dicapai.
Ini artinya, kita perlu menetapkan objective atau tujuan utama yang ingin kita capai dengan jelas, menantang, namun tetap terukur (dan tetap berpotensi untuk dicapai).
Dalam menentukan objective, kita bisa menggunakan metode SMART yang merupakan singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound.
Metode ini membantu memastikan tujuan yang kita tetapkan realistis dan dapat dicapai dalam waktu yang ditentukan. Selain itu, bisa pula mempertimbangkan hal berikut:
- Apakah tujuan yang kita tetapkan akan membantu pengembangan seperti yang diharapkan? Contoh: bisa membuat perusahaan makin maju, meraih posisi tertentu di perusahaan, dan sebagainya
- Kita harus sudah melakukan analisis sebelum menentukan tujuan, supaya tujuannya menjadi lebih jelas dan akurat (sesuai kebutuhan).
- Maks hanya menetapkan 3 -4 tujuan saja supaya tidak mengganggu fokus dalam upaya pencapaiannya.
Contoh menetapkan tujuan yang dimaksudkan di sini, yaitu alih-alih “meningkatkan kinerja tim”, lebih baik buat objective-nya seperti ini: “Meningkatkan kinerja tim penjualan sebesar 20% dalam tiga bulan ke depan.”
Beberapa contoh lain:
- Meningkatkan kepuasan pelanggan menjadi 90% dalam 6 bulan.
- Bisa mengubah 30 potential leads melakukan pembelian pertama mereka dalam waktu 2 bulan.
- Menurunkan berat badan 10kg dalam waktu 3 bulan.
- Meningkatkan organic traffic situs web bisnis sebesar 10% setiap bulannya selama 6 bulan.
3. Menentukan Key Result
Setelah menetapkan objective, maka langkah berikutnya perlu menentukan key result. Key results adalah indikator keberhasilan yang membantu kita mengukur pencapaian tujuan.
Oleh karena itu, pastikan key results yang kita tetapkan cukup menantang untuk memotivasi tim, namun tetap realistis dan dapat dicapai.
Jika membuat OKR untuk merancang peningkatan karir, maka pikirkan langkah apa saja yang perlu kita lakukan supaya tujuan atau target utama tersebut bisa tercapai.
Sementara jika kita berperan sebagai pemimpin, maka penentuan key result ini tak bisa dilakukan secara individu, melainkan harus melibatkan semua anggota tim.
Perlu diingat, key result harus merupakan jawaban dari pertanyaan bagaimana cara agar semua tujuan bisa tercapai.
Artinya, mau tidak mau kita harus menyesuaikan key result dengan tujuan yang sudah ditentukan, sekaligus disesuaikan pula dengan kemampuan.
Contoh:
- Meningkatkan rating layanan pelanggan dari 4.0 menjadi 4.5 di platform review dalam 6 bulan.
- Mengurangi waktu respon customer service dari 24 jam menjadi 12 jam.
- Meningkatkan skor kepuasan pelanggan dari 80 menjadi 90 dalam 6 bulan.
4. Libatkan Anggota Tim untuk Membuat OKR
Penting untuk melibatkan seluruh anggota tim dalam proses penetapan OKR, jika kita tidak membuat OKR untuk diri sendiri, melainkan untuk kerja tim. Kenapa hal ini penting?
Sebab saat semua orang terlibat, mereka akan merasa memiliki tanggung jawab terhadap tujuan yang ditetapkan dan lebih termotivasi untuk mencapainya.
Melibatkan anggota tim juga memungkinkan kita mendapatkan perspektif yang berbeda dan ide-ide baru yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya. Caranya bagaimana?
Ya, ajak seluruh anggota tim untuk berdiskusi menentukan tujuan apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.
Contohnya, pelajari bagaimana Google menggunakan metode OKR, melibatkan seluruh karyawan dalam proses pembuatan OKR mereka, dan akhirnya bisa berinovasi tanpa henti dan terus mengalami pertumbuhan yang luar biasa sejak pertama kali mereka ada.
5. Bentuk Initiative
Initiative merupakan hal yang harus Anda lakukan agar bisa melalui setiap key result dan akhirnya bisa mencapai tujuan akhir, baik mencapai peningkatan sales atau menjadi manager marketing seperti contoh di atas.
Menjadi pribadi yang punya inisiatif dan mampu terus berinovasi akan membuat Anda jadi cepat tanggap akan situasi yang terjadi di sekitar Anda. Cara ini pula yang nantinya dapat mendukung Anda memenuhi setiap poin dalam OKR yang telah Anda buat.
6. Lakukan Review dan Penyesuaian Secara Berkala
Menurut penelitian dari Gallup, perusahaan yang melakukan review kinerja secara rutin cenderung memiliki tingkat produktivitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang tidak.
Nah, berdasarkan penelitian tersebut secara tidak langsung kita perlu mereview kinerja secara berkala dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Fakta yang tak bisa kita pungkiri, OKR bukanlah sesuatu yang statis. Namun OKR tetap mendapatkan pengaruh dari berbagai faktor lain, seperti hambatan, potensi terjadi masalah, kondisi lingkungan yang tidak kondusif, hal-hal teknis, dan sebagainya.
Itulah sebabnya, melakukan evaluasi akan membantu kita melihat relevansi OKR dan kondisi yang sedang kita hadapi, sekaligus menyesuaikannya kembali demi pencapaian tujuan.
7. Gunakan Teknologi untuk Mengelola OKR
Manfaatkan alat dan teknologi yang dapat membantu kita menetapkan, memantau, hingga melakukan evaluasi OKR. Saat ini sudah banyak kok aplikasi produktivitas atau tools project management, seperti Asana, Trello, Google Sheets, dll yang bisa kita gunakan untuk melacak progres dan berkolaborasi dengan tim.
Tools berikutnya yang juga efektif, yaitu OKR Board dari Google Workspace, yang memungkinkan kita memantau progres secara real-time dan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.
OKR memiliki peran yang sangat besar bagi pencapaian tujuan, baik bagi individu, SDM, maupun perusahaan. Jadi, tak ada ruginya lho membuat OKR yang tepat sasaran, sistematis, dan terukur. Ini cara terbaik yang akan membantu kita mencapai tujuan apa pun, bahkan bisa mengubah sesuatu yang tak mungkin menjadi mungkin.